Följande text är ett manus till en film som publicerades på facebooksidan
Hej!
Jag heter Tjarls Metzmaa och driver Civilsamhällespodden. Idag så avbryter min poddpaus med en video, för just nu finns det många frågor och en del osäkerhet som florerar till följd av Coronaviruset. Detta eftersom att de flesta föreningar har fysiska möten och resor som en komponent av sin verksamhet. När vi vill undvika fysisk kontakt och resor samtidigt som denna pandemi kommer mitt i årsmötessäsongen har det lett till att många nu försöker ställa om till digitala årsmöten.
Denna video är tänkt att ge dig som aldrig tänkt på digitala årsmöten en skjuts på vägen, en slags guide till saker som är bra att tänka på. Du kommer sannolikt inte få exakta svar på hur du ska göra, men du kommer att veta vilka frågor du behöver söka svar på.
Jag vill också innan vi kastar oss in i detaljerna uppmärksamma att det finns två facebookgrupper där många människor ger stöd, svarar på frågor och hjälper till. Civilsamhället är fantastiskt på det sättet. Så om du tittar på den här och sen vill ha fördjupning och samtal gå då med i “På dagordningen” eller “Ungdomsrörelsen”. Den första är generell, den andra specifik för ungdomsorganisationer.
Så vad behöver du tänka på?
Ställer stadgarna till det?
Har ni någon skrivelse i stadgarna som hindrar digitala årsmöten. Det kan exempelvis vara att endast fysiskt närvarande ombud har rösträtt. Isåfall är min rekommendation att prata med era revisorer och komma fram till att ni tänker skita i det. Omständigheterna är inte som de brukar vara och det måste vara mer värt att kunna genomföra ett årsmöte utan smittspridning eller risk för era medlemmar.
Vilken typ av årsmöte har vi? Det här är jätteviktigt. För som alltid väljer vi inte lösningar, utan att först definiera problem.
Årsmöten kommer i många färger och former, men för att bryta ner det så målar vi upp några extremer.
A. Allt ifrågasätts och fastställande av röstlängd får yrkanden innan den kan fastställas VS allt klubbas igenom enligt handlingarna och årsmötesordförande hade lika gärna kunna föreslå propositionsordningen att på första punkten besluta enligt handlingarna i klump. Ett donk donk donk-möte.
Ju mer diskussion, ju fler yrkanden och desto mer ombuden engagerar sig, desto högre krav ställer det på möjlighet till kommunikation och smidig hantering av yrkanden.
B. Hur många är ni? Räknar ni med 10 ombud eller 100?
Ju fler ni är, desto större krav på möjligheten till kommunikation Det kan också vara bra att fundera på hur ni ska sända eller tillgängliggöra presidiet ju fler ni är.
Sammantaget så är det helt enkelt så att ju mer komplicerat årsmöte och ju fler människor som är involverade, desto större nytta har ni av ett årsmötesverktyg.
Om vi behöver ett mötesverktyg? Vilket ska vi ta?
Först och främst. Om ni ska ha ett mötesverktyg, välj VoteIT. Inget annat jag sett eller använt kommer i närheten av att vara lika bra. Det är utvecklat av föreningsmänniskor för föreningsanvändning. Det drivs av en ideell förening där om ett förbund blir medlem så får resten av medlemsföreningarna tillgång till att använda det och det fungerar så jävla bra.
Medlemskapet kostar 10.000 kr per år, så det är inte för alla. Däremot så ligger programkoden uppe på GitHub och kan installeras och köras fritt. Om du inte vet vad GitHub är, så är detta däremot antagligen inte ett alternativ för er.
Jag kommer inte gå igenom hur man använder VoteIT, för det kräver mer än vad det finns utrymme för i denna video, men det du ska ta med dig är att om ni ska ha ett mötessystem, så är det VoteIT ni ska ha. Lita på mig bara.
Om vi inte vill betala för ett mötesverktyg och det där med att installera och konfigurera programvara låter krångligt, hur gör vi då?
Utmärkt fråga. Ni kan lösa det på tusen sätt, men jag hade gjort så här.
- Handlingarna i sin helhet, komplett med yrkanden i ett Google Drive-dokument. I ett enda. Inga bilagor, inga länkade filer. Allt på samma ställe. Det betyder att era deltagare inte behöver hålla koll på olika länkar, och det gör att hänvisning blir lättare. Exempelvis är det enklare att säga “Som ni ser på sida 3…” istället för att säga “Som ni ser i bilaga tjolahopp som låg på undersidan till årsmötessidan på hemsidan…” Allt som kan minimera förvirring är bra. Så ett dokument med allt.
- Om era mötesdeltagare är hyfsat datorkompetenta, dela ut google drivedokumentet med kommenteringsrättigheter så kan man yrka direkt i dokumentet, men någon eller några kurerar ändringarna. Så att inte allt förändras hejvilt. Detta är viktigare ju fler ni är. Om datorvanan är lägre, be dem skicka in via mail, google-formulär, i chatten på ert kommunikationsverktyg eller annat som är enkelt för era medlemmar. Men. Ha bara ett sätt att lämna in yrkanden och se till att ni har en person som konstant bevakar.
- Slutna omröstningar är knepigt. Ett sätt är att lösa det via ett google-formulär. Nackdelen är att det är svårt att avgöra om de som röstar har rösträtt. Generellt skulle jag säga att ni bör ha VoteIT om slutna omröstningar har potential att bli viktigt för det här årsmötet.
Vill vi kommunicera synkront, eller asynkront?
Digital kommunikation, kan precis som annan kommunikation ske i realtid eller utifrån när den ena parten vill. Den gamla versionen av det här är att antingen prata fysiskt eller skicka brev.
I den här kontexten så är det två egentliga alternativ. Det ena är att ha möte där deltagarna pratar med röst och eventuellt bild, eller genom att skriva med varandra.
Båda varianterna fungerar enligt min erfarenhet lika bra, men ett årsmöte som sker i skrift bör hålla på ca 7 dagar istället för några sammanhållna timmar. Ett synkront möte med röst och eventuellt bild fungerar precis som ett fysiskt möte så jag går inte in djupare på det i denna video.
För att hjälpa till med ett rent textmöte så är det en stor fördel att använda sig av VoteIT. Jag kommer prata mer om det sen.
Vilket verktyg kan man använda för att kommunicera digitalt i realtid?
Det finns många att välja på, fler än jag tar upp här. Alla med för och nackdelar. Jag kommer ta upp tre som jag använt, kan svara på frågor om och tycker om.
Zoom är ett verktyg som jag bara har positiva erfarenheter av. Det är smidigt och särskilt utvecklat för videokonferenser. Nackdelen är att det kostar pengar för att låsa upp stor del av funktionerna.
Google Meet är superbra om ni är upp till 25 personer, för det är gränsen på hur många som kan delta med video. Det är förstås inte ett krav att delta med video, men det är lättare att förstå varandra om man ser varandra och är ovan vid digitala möten. Det går att vara upp till 150 personer med i chatt, så det funkar. Den största fördelen förutom att det är gratis är att det precis som Zoom går att komma in i mötet genom att trycka på en länk. Tryck på en länk och du är på rätt plats direkt.
Det tredje jag tänker ta upp är Discord. Gratis, superbra för röst och chatt, lite svajigare med video. Den stora fördelen med att sätta upp en discordserver jämför med de andra alternativen är att du kan ha flera diskussioner parallellt. Detta eftersom att du trådar upp olika chattkanaler, ungefär som på internetforum. Så det skulle gå att enkelt bygga upp ett möte där deltagarna kan mötas och diskutera i förväg i textform. Discord är gratis och lätt att sätta upp, däremot har det en minimalt högre tröskel att komma in i och förstå än de andra verktygen, eftersom du kan göra mer.
Om det känns svårt, ta hjälp!
Som jag nämnde i början så finns det två facebookgrupper som är fantastiska för att söka stöd på specifika frågor eller ta del av kollektivets kunskap om detta.
Jag är också helt övertygad om att just du och din organisation har precis vad som behövs för att klara av att köra ett digitalt årsmöte. Med en plan, så är det inte svårare eller konstigare än att arrangera ett fysiskt möte. Du klarar det.
Skulle det vara så att du inte vill/kan/orkar/hinner lösa ett digitalt årsmöte, trots att du kan, så kan du också höra av dig till styrelsepost.se. Vi är ett gäng där alla utom en har andra heltidssysslor inom civilsamhället, men som konsultar på fritiden. Just nu när detta spelas in så har vi nya förfrågningar varje dag om att hjälpa till med att sätta upp möten, att leda möten och på andra sätt agera stöd till olika organisationer. Jag personligen är inte superinvolverad eftersom att jag behövs hemma i mitt privata liv för tillfället, men jag finns med i bakgrunden och hjälper de andra.
Oavsett så är det ett jävla supergäng och du kommer kunna köpa dig ur den här situationen om du vill. Men tro mig, det är inte för att du inte klarar det. Speciellt inte om du går med i facebookgrupperna. Alla är galet hjälpsamma och frikostiga med att dela med sig.
Kom också ihåg. Ett digitalt årsmöte är inte konstigare eller svårare än ett fysiskt möte. Anledningen till att många känner så beror på att ett fysiskt möte är så otroligt inarbetad. Vi tänker inte på hur vi planerar. Vi tänker inte på alla små saker i den utsträckningen och många av oss kan lösa diverse saker på uppstuds, så det behövs inte planering. Det här är samma sak, fast i ett annat rum. Tänk på det som vilket årsmöte som helst, bara att platsen är annorlunda.
Med denna ytliga genomgång av digitalt årsmöte så tackar jag för mig. Hoppas videon hjälpte dig en smula på traven. Gilla gärna den här facebooksidan också så missar du inga framtida uppdateringar från Civilsamhällespodden.